Conditions générales de location

ENTRE LE PRESTATAIRE CO-GUESTHOUSE ET LE DEMANDEUR

1. Conditions de location

1.1 Les horaires de location s’entendent de l’heure d’arrivée jusqu’à l’heure de libération des espaces loués, c’est-à-dire installation, utilisation, rangement, démontage, nettoyage et évacuation des déchets inclus.

1.2 Le tarif comprend, outre la location de(s) l’espace(s), la mise à disposition des équipements suivants :

Connexion internet sécurisée et à haut débit
Imprimante/scanner accessible en WIFI et en utilisation consciente
Ecran de projection et projecteur
Prises et rallonges électriques
Accès à l’espace commun : couloir, toilettes, jardin, coin café/thé/eaux.

1.3 Le tarif ne comprend pas les frais à la charge du Demandeur tels que :

Les cachets d’artistes ainsi que les charges sociales et fiscales y afférant
Les taxes et droits d’auteur (ex. SABAM)
Les frais de publicité
Et, en règle générale, toute commande qui n’aura pas été agréée et signée par le Prestataire.

1.4 Le Prestataire n’assure pas de réception de livraisons ou de colis en vue de la préparation de l’évènement du Demandeur sauf accord écrit préalable. Le Demandeur délivre le Prestataire de toute responsabilité en cas de perte/vol/détérioration.

2. Modalités de réservation et règlement des locations

2.1 Le Demandeur remplit un formulaire de réservation en ligne qui tient lieu de contrat de location. Ce dernier reprend le(s) espace(s), le(s) date(s) et heures souhaitées et le montant HTVA de la location. Lors de la réservation, il est demandé au Demandeur de lire, accepter et approuver les conditions générales de location.

2.2 La demande est validée électroniquement par le Prestataire suite à quoi le Demandeur reçoit une approbation de réservation en retour. L’espace, la date et la période sont alors « réservés » dans le calendrier d’occupation de Co-GuestHouse.

2.3 Le paiement de la location est dû en totalité dès réception de la facture. Le Demandeur accepte de recevoir celle-ci par voie électronique à l’adresse mail qu’il/elle a retranscrite lors de sa réservation. Tout retard de paiement de plus de 15 jours entraîne un intérêt de retard de 3%.

2.4 En cas d’annulation du contrat de location:

a) moins de 5 jours ouvrables avant le début de la période de location, le montant de la prestation restera dû à hauteur de 50% du montant total.

b) moins de 24 heures avant le début de la période de location, le montant de la prestation restera dû à hauteur de 100% du montant total.

L’annulation doit faire l’objet d’une notification par e-mail à welcome@co-guesthouse.be.

2.5 Si, en raison d’un cas de force majeure, le Prestataire se trouvait dans l’impossibilité de mettre, aux jours et heures prévus, son(ses) espace(s) et/ou équipements à disposition du Demandeur, la responsabilité du Prestataire serait strictement limitée au remboursement des sommes déjà versées par le Demandeur.

3. Dispositions techniques et prestations externes

3.1 Toute prestation annexe à la location (restauration, boissons, réservation de matériel, intervention de partenaires externes dans le cadre d’une formation, facilitation ou organisation d’activités etc.) fera obligatoirement l’objet d’un accord préalable écrit.

3.2 Le Demandeur qui désire se charger lui-même des prestations externes le fait sous son entière responsabilité. Le Prestataire ne peut être, en aucun cas, tenu responsable quant à la prestation du tiers. Dans ce cas, le Demandeur s’engage à régler lui-même directement l’intervenant extérieur.

3.3 Le Demandeur s’engage à laisser les espaces et équipements dans l’état d’ordre, de sécurité et de propreté tels qu’il les a trouvés. Dans le cas où le Demandeur fait appel aux services d’un traiteur ou autre prestataire, il s’assure que ce dernier laisse également les espaces dans l’état initial, c’est-à-dire, débarrassés, rangés et lavés, les vidanges et poubelles devant être évacuées par ses soins ou ceux du Demandeur.

A défaut, le coût engendré par le nettoyage et/ou l’enlèvement sera facturé à un montant forfaitaire de 25 euro HTVA pour l’Espace Cocoon, 50 euro HTVA pour les espaces Albertine ou Marmite, 90 euro HTVA pour les 2, 100 euro HTVA pour les 3.

Les verres à vin doivent être lavés à la main, le reste de la vaisselle doit être rangé au lave-vaisselle qui doit être lancé. Un verre cassé sera facturé à concurrence de 5€ HTVA par verre.

4. Responsabilité et assurances

4.1 Le Demandeur s’engage à utiliser les espaces et équipements en bon père/mère de famille.

En particulier, il est strictement interdit de fumer dans les couloirs, escalier et espaces. Pour la même raison, l’utilisation de friteuses et barbecue à l’intérieur est strictement interdite.

4.2 Le Demandeur s’engage au tri rigoureux des déchets (composte, ménagers, PMC, papier & carton, verre) et à leur limitation maximale.

Il veille également lui-même à leur évacuation. Il est interdit de jeter des huiles ou déchets dans les WC, les égouts ou sur le trottoir.

4.3 Le Demandeur fera un usage parcimonieux des ressources naturelles (eau, électricité, chauffage), les lumières rondes du couloir et toilettes s’allument et s’éteignent automatiquement. Veuillez à fermer les robinets, éteindre les lumières et fermer le chauffage en quittant.

4.4 Le Demandeur pourra être tenu responsable des dégâts ou détériorations survenus dans les espaces et aux équipements et matériels audiovisuels ainsi que de l’immobilisation de ceux-ci du fait de leur remise en état. Il sera tenu de procéder à leur réparation à ses frais.

4.5 Le Demandeur s’engage à contracter toutes assurances (et en particulier une assurance responsabilité civile) de manière à couvrir les risques de toute nature pouvant découler de l’organisation et du déroulement de la manifestation dont il assumera l’entière responsabilité et contrôle.

4.6 Le Demandeur veillera au respect et à la tranquillité du voisinage et des occupants du bâtiment en évitant tout bruit, odeur, toxicité ou vibration ou autres. Il veillera au calme strict des lieux loués et de la voie publique entre 22h00 et 6h00.

4.7 Pour la sécurité de tous, il est indispensable de toujours bien refermer la porte d’entrée de la maison. Le Demandeur s’assurera de l’identité de ses visiteurs avant de les laisser entrer. De même il ne transmettra son code d’accès à personne.

4.8 Enfin, quant aux matériels déposés sur place, avant, pendant et après la location, il est stipulé que ces dépôts sont effectués sous l’entière responsabilité de leur propriétaire et/ou Demandeur, le Prestataire ne pouvant être tenu pour responsable et voir sa responsabilité impliquée en cas de perte/vol/détérioration et autre des biens appartenant au Demandeur ou aux participants de son évènement.

5. Moyens de lutte contre l’incendie

Sauf en cas d’incendie, il est strictement défendu d’utiliser les extincteurs, l’extracteur de fumée (vélux) ou les boutons-poussoirs de déclenchement de l’alarme incendie. En cas de non-respect, le responsable de l’acte ou le Demandeur devra rembourser les frais de remise en état du matériel et sera tenu au paiement d’une indemnité forfaitaire de 100 euro HTVA à titre de dommages et intérêts, et ce sans préjudice de toute autre sanction.

6. Conditions particulières

Dans le cas d’une activité ou manifestation commerciales, le Prestataire se réserve le droit de demander au Demandeur de justifier d’une autorisation officielle relative au régime d’agrément des activités ou manifestations commerciales.

7. Compétences juridiques

Pour toute contestation concernant la validité, l’exécution, la résiliation de la convention de location, il sera fait appel au Tribunal de commerce de Mons. Il sera fait application du droit belge, y compris si le Demandeur est établi à l’extérieur du territoire belge.